Een goede manier om de band met klanten te versterken is het geven van een relatiegeschenk, hiermee spreek je de waardering uit over de samenwerking. Waar je echter wel op moet letten is dat er voor relatiegeschenken speciale regels gelden betreffende de btw, deze zijn niet altijd aftrekbaar als voorbelasting.
Zijn relatiegeschenken aftrekbaar?Relatiegeschenken zijn bedrijfskosten en hebben daarmee invloed op je winst en inkomstenbelasting. Maar voor relatiegeschenken gelden wel bijzondere regels bij de btw. Soms is de btw niet aftrekbaar. Al is hier wel een drempelbedrag van toepassing.
Btw-regels relatiegeschenken
Relatiegeschenken kennen eigen regels. Om die reden is het belangrijk om in je boekhouding goed aan te geven dat het om een relatiegeschenk gaat. Als je werkt met een boekhoudprogramma dan heeft deze hier vaak een eigen code voor. Als je zelf je boekhouding regelt, bijvoorbeeld in Excel, is het belangrijk dat deze uitgaven goed worden geboekt.
Eerst is het natuurlijk belangrijk om te definiëren wat precies een relatiegeschenk is. Het gaat om een incidentele gift die je als bedrijf geeft aan bestaande relaties en dan specifiek aan klanten of leveranciers want voor je medewerkers gelden andere regels.
Belangrijk bij relatiegeschenken is dat deze worden gegeven aan bestaande relaties. Het woord ‘bestaande’ is belangrijk: een gift die is bedoelt om nieuwe klanten te werven hoort er dus niet bij. De kosten van wervende geschenken kun je rekenen onder acquisitie en zijn normale bedrijfskosten.
Kan de relatie het geschenk gebruiken tijdens zijn werk?
Het fiscale nadeel van relatiegeschenken is dat het niet altijd mogelijk is om de btw van een relatiegeschenk te verrekenen. Soms mag je deze niet aftrekken bij de voorbelasting. De volgende regel bepaalt of dit wel of niet mag: stel dat de ontvanger van het geschenk het cadeau zelf had aangeschaft, zou dan de btw afgetrokken mogen worden? Is dit niet het geval, dan mag jij de btw van het relatiegeschenk ook niet verrekenen.
Een voorbeeld: stel je geeft een klant die loodgieter is een surfplank cadeau. De loodgieter zou, als hij zelf de surfplank gekocht zou hebben, deze niet als zakelijke kosten kunnen rekenen omdat hij deze niet zal gebruiken in zijn bedrijfsvoering. Hij zou zelf dus de btw niet mogen aftrekken. Dat betekent dat jij dit ook niet mag, als je deze cadeau geeft. In dit geval is de btw van het relatiegeschenk dus niet aftrekbaar.
Drempelbedrag van 227 euro exclusief btw
Er is een uitzondering: zijn de totale kosten per persoon per jaar lager dan €227 exclusief btw dan mag de btw wel afgetrokken worden. Als je dus een specifieke klant een bedankje in de vorm van een doosje bonbons of bosje bloemen wilt sturen, dan is er niets aan de hand en kun je die kosten gewoon verrekenen. Gaat het om grotere bedragen per klant dan 227 euro exclusief btw? Dan zijn hier dus specifieke regels voor.
Wil je er dus zeker van zijn dat de btw van een relatiegeschenk aftrekbaar is, zorg er dan voor dat de totale kosten per klant in een jaar nooit hoger zijn dan €227, of geef een geschenk dat de relatie kan gebruiken in zijn bedrijf.